Verklaring met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van huishoudhulpen
We hechten veel belang aan de bescherming van uw privacy. Binnen Daoust worden de persoonlijke gegevens die we van alle werknemers verzamelen daarom gebruikt met respect voor veiligheid en vertrouwelijkheid. In dit document wordt beschreven welke persoonlijke gegevens op u betrekking hebben, hoe we deze verwerken en met welk doel. Ten slotte informeren we u over de beveiligingsmaatregelen die we treffen om uw persoonlijke gegevens te beschermen.
Vanaf 25 mei 2018 zullen uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming* (GDPR in het Engels).
De NV Daoust is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens van bij uw inschrijving en houdt zich aan de verplichtingen voorgeschreven door de GDPR.
Deze verklaring bevat een volledige toelichting met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens alsook met betrekking tot uw rechten.
INHOUD
I Verwerkingsverantwoordelijke
II Coördinaten van de Data Protection Officer
III Minderjarigen
IV De doeleinden en rechtsgronden voor de gegevensverwerking: waarom verwerkt Daoust uw gegevens?
V De gegevens die worden verzameld en verwerkt
VI De modaliteiten van de gegevensverwerking: hoe worden uw gegevens verwerkt?
VII De bewaartermijn van de persoonsgegevens: hoelang worden uw gegevens bewaard?
VIII Gegevensoverdracht: aan wie worden uw gegevens overgedragen?
IX De rechten van de betrokken persoon
X Opvolging en wijzigingen van deze Verklaring van gegevensverwerking
I Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is de onderneming die u vraagt uw persoonsgegevens mee te delen en de doeleinden van de verwerking bepaalt.
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Daoust NV.
Maatschappelijke zetel: Louizapoortgalerij 203/5, 1050 Brussel
BTW.: BE0400523292
R.P.R.: Brussel
II De coördinaten van de Data Protection Officer
De Data Protection Officer (DPO) is één van de contactpersonen bij de toepassing van deze verklaring. Hij/zij kan gecontacteerd worden op het volgend adres: DPO@daoust.be.
III Minderjarigen
Daoust is verheugd ook de (meest) jeugdige personen te onthalen en haar diensten aan hen aan te bieden, meer bepaald door middel van overeenkomsten voor studentenarbeid. Deze tekst gaat over jouw rechten in verband met de persoonsgegevens die we verzamelen en verwerken bij jouw inschrijving bij Daoust. Jouw ouders of wettelijke vertegenwoordiger (voogd) moeten akkoord gaan met jouw inschrijving. Aarzel niet om jouw vragen te stellen of uitleg te vragen over jouw rechten bij de verwerking van de persoonsgegevens aan jouw ouders, de consulenten in jouw JobCenter of aan onze Data Protection Officer.
IV De doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking
Daoust verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens om verschillende handelingen te kunnen verrichten die noodzakelijk zijn voor precontractuele en contractuele arbeidsbetrekkingen tussen de partijen: het gaat meer bepaald over het onderzoeken en selecteren van uw kandidatuur, het sluiten van een arbeidsovereenkomst, het beheer van uw mogelijke aanhangsels, het beheer van uw planningen en het beheer van de relatie met derden, inclusief uw klanten.
De verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens bij Daoust hebben als wettelijke grondslag:
– De toestemming die u ons hebt gegeven (vb. u overhandigt ons uw cv en vraagt ons om uw inschrijving als kandidaat om bij Daoust te werken– artikel 6,1,a) van de GDPR);
– Om de noodzakelijke handelingen uit te voeren die de overeenkomst voorafgaan en bij het beheer van de arbeidsovereenkomst (artikel 6,1 b) van de GDPR);
– Om de wettelijke verplichtingen na te leven, in het bijzonder in verband met uw zoektocht naar een betrekking, de tewerkstelling en het beheer van uw arbeidsovereenkomst (artikel 6,1,c) van de GDPR);
– Om acties en campagnes ten uitvoer te leggen die Daoust op gerechtvaardigde wijze mag nastreven in het kader van zijn interne activiteiten die gebonden zijn aan het personeel en zijn commerciële activiteiten (gerechtvaardigd belang – artikel 6,1,f van de GDPR);
– Om gevallen van fraude en misbruik op te sporen (gerechtvaardigd belang – artikel 6,1, f van de GDPR);
– Om een wettelijke verplichting tegenover de bevoegde autoriteiten na te leven (in het bijzonder de inspectiediensten, RVA, RSZ, de bedrijven die door de regio’s zijn gekozen voor het beheer van de regionale Dienstencheques …) (artikel 6,1,c van de GDPR);
– Om de rechten van Daoust NV op vordering en verdediging in rechte uit te oefenen (gerechtvaardigd belang – artikel 6,1,f van de GDPR).
V De gegevens die worden verzameld en verwerkt
Om de te stellen handelingen (zie artikel IV hierboven) uit te voeren is het nodig uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken. Deze gegevens worden verzameld op verschillende tijdstippen tijdens de precontractuele en contractuele relatie en het type en aantal verzamelde gegevens is afhankelijk van de maatregel die moet worden uitgevoerd.
V.1 Gegevens met betrekking tot identificatie
a) Uw burgerlijke staat: het betreft meer bepaald naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, rijksregisternummer, staat van alleenstaande, getrouwde persoon, gescheiden persoon, enz…
b) Uw contactgegevens: het betreft meer bepaald uw domicilie- of verblijfadres, vast en mobiel telefoonnummer, emailadressen, enz…
c) De nationaliteit: dit gegeven is nodig voor een tewerkstelling (al dan niet vereiste van arbeidskaart),
d) Gegevens met betrekking tot uw familiale en persoonlijke situatie: meer bepaald het bestaan van kinderen ten laste, al dan niet uitoefening van een beroep door de echtgenoot/echtgenote (toepassing van fiscale wetgeving en toekenning van bepaalde voordelen), contactpersoon in geval van nood,
e) Vermeldingen die op wettelijke identiteitsdocument staan: meer bepaald, de identiteitskaart, paspoort, arbeidskaart, verblijfstitel, rijbewijs
V.2 De gegevens met betrekking tot vaardigheden en beroepservaring
a) Het gaat om de gegevens die u aanbrengt op uw cv in verband met uw diploma’s, verworven competenties, talenkennis, bedrijven waar u hebt gewerkt;
b) Het gaat ook om cognitieve en gedragscompetenties die zijn vermeld op uw cv of tot uiting zijn gekomen tijdens competentietests, persoonlijkheidstests en tijdens rekruteringsgesprekken.
V.3 Gegevens met betrekking tot een administratieve of sociale toestand
a) Het gaat om gegevens in verband met de verschillende statuten als werkzoekende, werkloze, gerechtigde op sociale steun, de inschrijving bij specifieke agentschappen (zoals het VAPH, RVA, VDAB, Actiris, Forem…) deze gegevens zijn nodig om de voordelen te beheren verbonden aan deze verschillende situaties;
b) Uw bankgegevens (voor de overschrijving van uw verloning).
V.4 De gegevens vermeld op uw cv
De kandidaat en het personeelslid maken spontaan en vrijwillig hun cv over aan Daoust NV.
De NV Daoust mag alle gegevens vermeld op uw cv verzamelen en verwerken (vb. uw hobby’s, ervaringen als vrijwilliger…), uw foto aangehecht op uw cv.
V.5 De gegevens met betrekking tot uw inschrijving bij Daoust en uw zoektocht naar een betrekking
a) Het gaat om de gegevens die u meedeelt tijdens uw rekruteringsgesprekken en die van belang of noodzakelijk zijn om u Dienstenchequesopdrachten voor te stellen. Voorbeeld: uw voorkeur op gebied van functie, geografische zone waarbinnen u wilt werken, enz…
b) Het gaat om alle berichten die met u werden uitgewisseld bij uw inschrijving en in het kader van de voorgestelde werkaanbiedingen ongeacht het gebruikte communicatiemiddel (vb. emailadres, sms…).
c) Alle testen en de resultaten die tijdens de aanwerving werden uitgevoerd.
V.6 De gegevens met betrekking tot het sluiten, het beheer en de uitvoering van uw arbeidsovereenkomst
Het betreft alle gegevens van belang voor het sluiten en beheren van de uitvoering en de termijn van uw contracten. Het kan meer bepaald gaan om financiële gegevens (bedrag van het loon, belastingtarief, loonbeslag…), de jobtitel, de arbeidstijd, het gezondheidsbeoordelingsformulier opgesteld door de arbeidsgeneesheer, de opmerkingen van de gebruikers waarvoor u hebt gewerkt, evaluatienota’s met betrekking tot uw prestaties, de videos…
VI De modaliteiten van de gegevensverwerking
Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt met gebruik van informaticatools en door fysieke personen (in het bijzonder het personeel van Daoust).
De leden van het personeel van de NV Daoust verwerken uw persoonsgegevens om het vooropgestelde doeleinde te bereiken en de toegang tot uw gegevens is beperkt tot de personen die betrokken zijn bij de uit te voeren verwerking.
De verwerking van persoonsgegevens met oog op de analyse van uw cv, de selectie van uw kandidatuur en het voorstellen van betrekkingen houdt een menselijke en geïndividualiseerde benadering in. Geen enkele beslissing van (pre)selectie en jobaanbieding wordt genomen uitsluitend op basis van een geautomatiseerde verwerking.
Het type programma en het aantal programma’s, en de IT-applicaties die worden gebruikt om uw gegevens te verwerken zijn afhankelijk van de huidige technologische middelen en kunnen evolueren.
In vele gevallen worden uw gegevens meegedeeld aan derden wiens tussenkomst noodzakelijk is en soms ook onontbeerlijk om het doeleinde te bereiken (bijvoorbeeld, mededeling van de looninformatie aan het sociaal secretariaat voor het berekenen van uw inkomen, de regionale bedrijven van de Dienstencheques) (zie hierna – overdracht van gegevens).
VII De bewaartermijn van uw gegevens
Uw gegevens worden bewaard tijdens de totale duur nodig voor het bereiken van de doelstellingen waarvoor ze werden verzameld en verwerkt.
Van zodra u minstens één arbeidsovereenkomst hebt uitgevoerd, hebben we de wettelijke verplichting uw gegevens te bewaren voor een duurtijd die overeenkomt met verschillende wettelijke bewaartermijnen. In principe bedragen die termijnen 5 of 7 jaar (RSZ, RVA en belastingwetgeving). De bewaartermijn van persoonsgegevens kan ook overeenstemmen met wettelijke verjaartermijnen of langer, wanneer een onderzoek, klacht of gerechtelijke maatregelen ten uitvoer werden gelegd.
VIII Gegevensoverdracht
De verzamelde en verwerkte persoonsgegevens worden meegedeeld aan of toegankelijk gemaakt voor derden om verschillende doeleinden te bereiken (doeleinden – zie hierboven, de doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking).
Het type gegevens en het aantal dat aan derden wordt meegedeeld is beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor het bereiken van het doeleinde. De derden die uw gegevens verwerken zijn gehouden tot een verplichting van vertrouwelijkheid en beveiliging.
Wanneer de derden verwerkers zijn, is er een verwerkersovereenkomst afgesloten tussen de NV Daoust en de verwerker die de verplichtingen van de verwerker vastlegt in verband met de verwerking van uw gegevens.
Wanneer het noodzakelijk is voor het bereiken van een doeleinde en/of wanneer het wordt opgelegd door een wettelijke bepaling, zullen uw gegevens worden meegedeeld aan of toegankelijk worden gemaakt voor volgende derden:
– Aan de klanten die u zouden kunnen tewerkstellen in een functie waarvoor u ons hebt verzocht u te begeleiden in het kader van uw zoektocht naar een betrekking;
– Aan dienstverleners die zijn belast met de berekening en de toekenning van loonvoordelen (sociaal secretariaat, uitgiftebedrijf van maaltijdcheques, leasingbedrijf, het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de tankkaarten…);
– Aan dienstverleners actief in het domein van de Human Resources in de ruime zin: opleidingsorganisaties, preventieadviseur, arbeidsgeneesheer, arbeidsongevallen-verzekeraars, controlearts…
– Aan verleners van informaticadiensten in de ruime zin die worden afgenomen door de NV daoust (hosts, leveranciers van verschillende programma’s, onderhoud van IT-installaties…),
– Aan instellingen van de Staat, de gewesten en gemeenschappen bevoegd om de persoonsgegevens op te vragen in het kader van hun opdrachten: sociale inspecties, RVA, RSZ, belastingsdienst…
– Aan de bevoegde publieke autoriteiten wanneer ze deze gegevens verzoeken in het kader van hun opdrachten: arbeidsauditoraat, politie…
– Aan professionele volmachthouders die bekleed zijn met de nodige titels: advocaten, schuldbemiddelaars, uw vakbond, uw ziekenfonds…
– Aan de regionale bedrijven die de Dienstencheques beheren
– Aan de klanten bij wie u mogelijks gaat werken
Uw gegevens worden niet overgedragen buiten de Europese Unie.
IX Rechten van de betrokken persoon
Uw gegevens worden verzameld en verwerkt door de NV Daoust om de nagestreefde doeleinden te bereiken, waaronder het sluiten van een arbeidsovereenkomst. Indien u ons uw gegevens of bepaalde gegevens niet wenst over te maken, kunnen wij het vooropgestelde doeleinde niet bereiken (bijvoorbeeld, uw kandidatuur aan een klant voorstellen en u een betrekking voorstellen). Het verzamelen van de gegevens die wij bij u opvragen is dus steeds noodzakelijk om de doeleinden te behalen en om de wettelijke verplichtingen in verband met de selectie en de arbeidsverhouding na te leven.
De uitoefening van de hierna vermelde rechten moet schriftelijk worden verzocht:
– Aan het emailadres gdpr@daoust.be,
– Ofwel per brief aan het adres van de zetel van de NV Daoust.
Om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te bewaren, kan de NV Daoust een identiteitscontrole uitvoeren van de persoon die de gegevens aanvraagt alvorens over te gaan tot mededeling van de gegevens en de gevraagde handeling.
IX.1 Recht op inzage
U hebt het recht te vragen welke de persoonsgegevens zijn die u betreffen die we verwerken en voor welke doeleinden. Deze informatie wordt u bij voorkeur via een elektronisch bericht meegedeeld en via elektronische verzending. Indien u niet beschikt over een elektronisch mailadres, of op uitdrukkelijk verzoek, wordt de info u meegedeeld per postbrief.
IX.2 Recht op rectificatie
U hebt het recht om de rechtzetting te vragen van de gegevens die u betreffen en die incorrect zijn. U kan eveneens vragen gegevens aan te vullen wanneer ze niet volledig zijn.
De uitoefening van dit recht mag afhankelijk worden gesteld van het voorleggen van een ad hoc bewijsstuk indien nodig (bijvoorbeeld, geboorteakte, verhuis…).
IX.3 Recht op gegevenswissing (« recht om vergeten te worden »)
U hebt het recht om de uitwissing van uw gegevens te vragen wanneer bepaalde motieven zijn vervuld.
A Uitoefening van dit recht door een kandidaat (zonder voorstel van betrekking)
De kandidaten die bij Daoust zijn ingeschreven en aan wie nooit een betrekking of arbeidsovereenkomst werd voorgesteld, mogen de uitwissing van hun gegevens vragen op basis van volgende motieven:
– Ze hebben beslist niet meer te solliciteren bij NV Daoust om de doeleindes waarvoor ze hun gegevens hadden meegedeeld te bereiken;
– Hun gegevens werden op onwettelijke wijze verwerkt.
B Uitoefening van dit recht door een kandidaat (met voorstel van betrekking)
Van zodra u minstens één voorstel van betrekking en/of arbeidsovereenkomst hebt ontvangen, hebben wij de verplichting uw gegevens te bewaren om de voldoen aan onze wettelijke plichten. Deze gegevens zullen worden verzameld gedurende de tijd die overeenstemt met de toepasselijke wettelijke termijnen.
C Uitoefening van dit recht door de huishoudhulpen van Daoust
Van zodra u tenminste één arbeidsovereenkomst met NV Daoust tekent, hebben wij de wettelijke verplichting uw gegevens te bewaren gedurende de tijd die overeenstemt met de verschillende toepasselijke wettelijke termijnen. In principe bedragen die termijnen 5 of 7 jaar (RSZ, RVA, belastingswetgeving).
De bewaartermijn van persoonsgegevens kan ook overeenstemmen met wettelijke verjaartermijnen of langer, wanneer een onderzoek, klacht of gerechtelijke maatregelen ten uitvoer werden gelegd.
In elk geval is het recht op gegevenswissing niet van toepassing wanneer de verwerking noodzakelijk is:
– Voor de naleving van wettelijke verplichtingen of voor de uitvoering van een publieke opdracht waarmee Daoust door een openbare autoriteit is belast,
– Voor statistische doeleinden,
– Voor de vaststelling, de uitoefening en de verdediging van rechten in rechte.
IX.4 Recht van bezwaar
U hebt het recht om u te verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor doeleinden van directe marketing.
U kan zich verzetten tegen de verwerking van uw gegevens wanneer deze verwerking tot doel heeft het verwezenlijken van acties en campagnes die Daoust op gerechtvaardigde wijze mag uitvoeren in het kader van haar commerciële activiteiten. Niettemin mag Daoust in dergelijk geval uw gegevens blijven verwerken omwille van legitieme en dwingende motieven die de voorrang hebben op uw verzoek alsook voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van haar rechten in rechte.
IX.5 Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens
U hebt het recht uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd formaat, dat gangbaar wordt gebruikt en leesbaar is door een machine.
IX.6 Recht op beperking van de verwerking
U kan vragen aan de NV Daoust om de verwerking van uw gegevens voor de toekomst tijdelijk te beperken in volgende gevallen:
– U betwist de juistheid van een gegeven;
– U beschouwt de verwerking als onwettig maar u wenst voorlopig niet de uitwissing van het gegeven;
– De verwerking is niet langer noodzakelijk voor het behalen van de doeleinden maar u hebt de gegevens nodig voor de vaststelling of de uitoefening van uw rechten in rechte.
De beperking van de verwerking houdt in dat uw gegevens niet langer worden verwerkt maar slechts worden bewaard tenzij andersluidend verzoek van uwentwege.
De beperking van de verwerking is tijdelijk en de verwerkingsverantwoordelijke stelt u op de hoogte vooraleer de beperking van de verwerking wordt opgeheven.
IX.7 Recht om klacht in te dienen
Daoust stelt alles in het werk om uw vragen in verband met de uitoefening van uw rechten te beantwoorden.
U beschikt over het recht om een beroep in te dienen bij de bevoegde Belgische toezichthoudende autoriteit:
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
commission@privacycommission.be
X Opvolging en wijzigingen aan deze verklaring
De NV Daoust behoudt zich het recht voor om op elk moment huidige Verklaring met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens aan te passen volgens de toepasselijke wettelijke bepalingen.
Elke nieuwe versie van de Verklaring met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zal ter beschikking worden gesteld op onze website.
Indien wij van plan zijn uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te gebruiken dan waarvoor ze werden verzameld en uw toestemming vereist is voor deze nieuwe verwerkingen, zullen wij u hier voorafgaandelijk om verzoeken overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen.
* Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
Verklaring: versie 24/05/2018
