Verklaring met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van Dienstenchequesklanten
Vanaf 25 mei 2018 zullen uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming* (GDPR in het Engels).
De NV Daoust is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens van bij uw inschrijving en houdt zich aan de verplichtingen voorgeschreven door de GDPR.
Deze verklaring bevat een volledige toelichting met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens alsook met betrekking tot uw rechten.
INHOUD
I Verwerkingsverantwoordelijke
II Coördinaten van de Data Protection Officer
III De doeleinden en rechtsgronden voor de gegevensverwerking: waarom verwerkt Daoust uw gegevens?
IV De gegevens die worden verzameld en verwerkt
V De modaliteiten van de gegevensverwerking: hoe worden uw gegevens verwerkt?
VI De bewaartermijn van de persoonsgegevens: hoelang worden uw gegevens bewaard?
VII Gegevensoverdracht: aan wie worden uw gegevens overgedragen?
VIII De rechten van de betrokken persoon
IX Opvolging en wijzigingen van deze Verklaring van gegevensverwerking
I Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is de onderneming die u vraagt uw persoonsgegevens mee te delen en de doeleinden van de verwerking bepaalt.
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Daoust NV
Maatschappelijke zetel: Louizapoortgalerij 203/5, 1050 Brussel
BTW.: BE0400523292
RPR.: Brussel
II De coördinaten van de Data Protection Officer
De Data Protection Officer (DPO) is één van de contactpersonen bij de toepassing van deze verklaring. Hij/zij kan gecontacteerd worden op het volgend adres: DPO@daoust.be.
III De doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking
Daoust verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens om verschillende handelingen te kunnen verrichten die noodzakelijk zijn voor het beschikbaar stellen van een huishoudhulp, het beheer van de planning en waken over de kwaliteit van de geleverde diensten.
De verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens bij Daoust hebben als wettelijke grondslag:
– De toestemming die u ons hebt gegeven (vb. u verstrekt ons uw gegevens zodat wij een account kunnen aanmaken bij het bedrijf die de regionale Dienstencheques beheert– artikel 6,1,a) van de GDPR);
– Om de noodzakelijke handelingen uit te voeren die de overeenkomst voorafgaan en bij het beheer van de overeenkomst die ons bindt (artikel 6,1 b) van de GDPR);
– Om de wettelijke verplichtingen na te leven, waaronder de verplichtingen die door de bevoegde regio’s voor de Dienstencheques worden opgelegd (artikel 6,1,c) van de GDPR);
– Om acties en campagnes ten uitvoer te leggen die Daoust op gerechtvaardigde wijze mag nastreven in het kader van zijn commerciële activiteiten (gerechtvaardigd belang – artikel 6,1,f van de GDPR);
– Om gevallen van fraude en misbruik op te sporen (gerechtvaardigd belang – artikel 6,1, f van de GDPR);
– Om een wettelijke verplichting tegenover de bevoegde autoriteiten na te leven (in het bijzonder de inspectiediensten, RVA…) (artikel 6,1,c van de GDPR);
– Om de rechten van Daoust NV op vordering en verdediging in rechte uit te oefenen (gerechtvaardigd belang – artikel 6,1,f van de GDPR).
IV De gegevens die worden verzameld en verwerkt
Om de te stellen handelingen (zie artikel III hierboven) uit te voeren is het nodig uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken. Deze gegevens worden verzameld op verschillende tijdstippen tijdens de precontractuele en contractuele relatie en het type en aantal verzamelde gegevens is afhankelijk van de maatregel die moet worden uitgevoerd.
IV.1 Gegevens met betrekking tot identificatie
a) Uw burgerlijke staat: het betreft meer bepaald naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, rijksregisternummer, staat van alleenstaande, getrouwde persoon, gescheiden persoon, enz…
b) Uw contactgegevens: het betreft meer bepaald uw domicilie- of verblijfadres, vast en mobiel telefoonnummer, emailadressen, enz…
c) De samenstelling van uw huishouden in het geval dat u meer dan één Sodexo-nummer gebruikt.
IV.2 De gegevens met betrekking tot uw woning
Het gaat om de gegevens die u vermeldt tijdens het zoeken naar een huishoudhulp (type woning, aantal kamers, bereikbaarheid, aanwezigheid van dieren…)
IV.3 Gegevens met betrekking tot een administratieve of sociale toestand
Uw bankgegevens in het kader van eventuele terugbetalingen.
IV.4 De gegevens met betrekking tot de sluiting en het beheer van uw Dienstencheques-contract
Dit zijn alle gegevens die nodig zijn om de uitvoering van het contract af te ronden en te beheren. Het kan dus gaan over uw aansluitingsgegevens (aansluitingsnummer bij de regionale uitbater van de dienstencheques…), de regio van uw hoofdverblijf, de duur van de prestaties, opmerkingen die u meedeelt over de huishoudhulp, geschiedenis van de betalingsherinneringen, uw aanwezigheid / afwezigheid…
V De modaliteiten van de gegevensverwerking
Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt met gebruik van informaticatools en door fysieke personen (in het bijzonder het personeel van Daoust).
De leden van het personeel van de NV Daoust verwerken uw persoonsgegevens om het vooropgestelde doeleinde te bereiken (bv. huishoudhulp aanbieden) en de toegang tot uw gegevens is beperkt tot de personen die betrokken zijn bij de uit te voeren verwerking.
De verwerking van persoonsgegevens met oog op de analyse van uw aanvraag, de selectie van de juiste persoon en voorstellen van vervangingen houdt een menselijke en geïndividualiseerde benadering in. Geen enkele beslissing wordt genomen uitsluitend op basis van een geautomatiseerde verwerking.
Het type programma en het aantal programma’s, en de IT-applicaties die worden gebruikt om uw gegevens te verwerken zijn afhankelijk van de huidige technologische middelen en kunnen evolueren.
In vele gevallen worden uw gegevens meegedeeld aan derden wiens tussenkomst noodzakelijk is en soms ook onontbeerlijk om het doeleinde te bereiken (bijvoorbeeld, mededeling van de prestaties aan de dienst die bevoegd is voor de Dienstencheques in uw regio) (zie hierna – overdracht van gegevens).
VI De bewaartermijn van uw gegevens
Uw gegevens worden bewaard tijdens de totale duur nodig voor het bereiken van de doelstellingen waarvoor ze werden verzameld en verwerkt.
Van zodra u minstens één prestatie van een huishoudhulp heeft ontvangen, hebben we de wettelijke verplichting uw gegevens te bewaren voor een duurtijd die overeenkomt met verschillende wettelijke bewaartermijnen.
De bewaartermijn van persoonsgegevens kan ook overeenstemmen met wettelijke verjaartermijnen of langer, wanneer een onderzoek, klacht of gerechtelijke maatregelen ten uitvoer werden gelegd.
VII Gegevensoverdracht
De verzamelde en verwerkte persoonsgegevens worden meegedeeld aan of toegankelijk gemaakt voor derden om verschillende doeleinden te bereiken (doeleinden – zie hierboven, de doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking).
Het type gegevens en het aantal dat aan derden wordt meegedeeld is beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor het bereiken van het doeleinde. De derden die uw gegevens verwerken zijn gehouden tot een verplichting van vertrouwelijkheid en beveiliging. Wanneer de derden verwerkers zijn, is er een verwerkersovereenkomst afgesloten tussen de NV Daoust en de verwerker die de verplichtingen van de verwerker vastlegt in verband met de verwerking van uw gegevens.
Wanneer het noodzakelijk is voor het bereiken van een doeleinde en/of wanneer het wordt opgelegd door een wettelijke bepaling, zullen uw gegevens worden meegedeeld aan of toegankelijk worden gemaakt voor volgende derden:
– Aan de huishoudhulpen die mogelijks bij u komen werken,
– Aan dienstverleners actief in het domein van de Human Resources in de ruime zin: arbeidsongevallen-verzekeraars, verzekering in geval van schade…
– Aan verleners van informaticadiensten in de ruime zin die worden afgenomen door de NV Daoust (hosts, leveranciers van verschillende programma’s, onderhoud van IT-installaties…),
– Aan instellingen van de Staat, de gewesten en gemeenschappen bevoegd om de persoonsgegevens op te vragen in het kader van hun opdrachten: sociale inspecties, RVA, RSZ, belastingsdienst, enz…;
– Aan de bevoegde publieke autoriteiten wanneer ze deze gegevens verzoeken in het kader van hun opdrachten: arbeidsauditoraat, politie…
– Aan professionele volmachthouders die bekleed zijn met de nodige titels: advocaten, schuldbemiddelaars, uw vakbond, uw ziekenfonds…
– Aan de regionale bedrijven die de Dienstencheques beheren.
Uw gegevens worden niet overgedragen buiten de Europese Unie.
VIII Rechten van de betrokken persoon
Uw gegevens worden verzameld en verwerkt door de NV Daoust om de nagestreefde doeleinden te bereiken, waaronder het sluiten van een arbeidsovereenkomst. Indien u ons uw gegevens of bepaalde gegevens niet wenst over te maken, kunnen wij het vooropgestelde doeleinde niet bereiken (bijvoorbeeld, uw kandidatuur aan een klant voorstellen en u een betrekking voorstellen). Het verzamelen van de gegevens die wij bij u opvragen is dus steeds noodzakelijk om de doeleinden te behalen en om de wettelijke verplichtingen in verband met de selectie en de arbeidsverhouding na te leven.
De uitoefening van de hierna vermelde rechten moet schriftelijk worden verzocht:
– Aan het emailadres gdpr@daoust.be,
– Ofwel per brief aan het adres van het JobCenter waar u bent ingeschreven
– Ofwel per brief aan het adres van de zetel van de NV Daoust.
Om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te bewaren, kan de NV Daoust een identiteitscontrole uitvoeren van de persoon die de gegevens aanvraagt alvorens over te gaan tot mededeling van de gegevens en de gevraagde handeling.
VIII.1 Recht op inzage
U hebt het recht te vragen welke de persoonsgegevens zijn die u betreffen die we verwerken en voor welke doeleinden. Deze informatie wordt u bij voorkeur via een elektronisch bericht meegedeeld en via elektronische verzending. Indien u niet beschikt over een elektronisch mailadres, of op uitdrukkelijk verzoek, wordt de info u meegedeeld per postbrief.
VIII.2 Recht op rectificatie
U hebt het recht om de rechtzetting te vragen van de gegevens die u betreffen en die incorrect zijn. U kan eveneens vragen gegevens aan te vullen wanneer ze niet volledig zijn.
De uitoefening van dit recht mag afhankelijk worden gesteld van het voorleggen van een ad hoc bewijsstuk indien nodig (bijvoorbeeld, geboorteakte, verhuis…).
VIII.3 Recht op gegevenswissing (« recht om vergeten te worden »)
U hebt het recht om de uitwissing van uw gegevens te vragen wanneer bepaalde motieven zijn vervuld.
A Uitoefening van dit recht door een klant die geen Dienstencheques-prestatie heeft ontvangen van Daoust
De klanten die bij Daoust zijn ingeschreven en aan wie nooit een dienstencheques-prestatie werd voorgesteld, mogen de uitwissing van hun gegevens vragen op basis van volgende motieven:
– Ze hebben beslist de diensten van NV Daoust niet meer te solliciteren om de doeleindes waarvoor ze hun gegevens hadden meegedeeld te bereiken;
– Hun gegevens werden op onwettelijke wijze verwerkt.
B Uitoefening van dit recht door een klant die een Dienstencheques-prestatie heeft ontvangen van Daoust
Van zodra u minstens één prestatie heeft ontvangen, hebben wij de verplichting uw gegevens te bewaren om de voldoen aan onze wettelijke plichten. Deze gegevens zullen worden verzameld gedurende de tijd die overeenstemt met de toepasselijke wettelijke termijnen.
De bewaartermijn van persoonsgegevens kan ook overeenstemmen met wettelijke verjaartermijnen of langer, wanneer een onderzoek, klacht of gerechtelijke maatregelen ten uitvoer werden gelegd.
In elk geval is het recht op gegevenswissing niet van toepassing wanneer de verwerking noodzakelijk is:
– Voor de naleving van wettelijke verplichtingen of voor de uitvoering van een publieke opdracht waarmee Daoust door een openbare autoriteit is belast,
– Voor statistische doeleinden,
– Voor de vaststelling, de uitoefening en de verdediging van rechten in rechte.
VIII.4 Recht van bezwaar
U hebt het recht om u te verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor doeleinden van directe marketing.
U kan zich verzetten tegen de verwerking van uw gegevens wanneer deze verwerking tot doel heeft het verwezenlijken van acties en campagnes die Daoust op gerechtvaardigde wijze mag uitvoeren in het kader van haar commerciële activiteiten. Niettemin mag Daoust in dergelijk geval uw gegevens blijven verwerken omwille van legitieme en dwingende motieven die de voorrang hebben op uw verzoek alsook voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van haar rechten in rechte.
VIII.5 Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens
U hebt het recht uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd formaat, dat gangbaar wordt gebruikt en leesbaar is door een machine.
VIII.6 Recht op beperking van de verwerking
U kan vragen aan de NV Daoust om de verwerking van uw gegevens voor de toekomst tijdelijk te beperken in volgende gevallen:
– U betwist de juistheid van een gegeven;
– U beschouwt de verwerking als onwettig maar u wenst voorlopig niet de uitwissing van het gegeven;
– De verwerking is niet langer noodzakelijk voor het behalen van de doeleinden maar u hebt de gegevens nodig voor de vaststelling of de uitoefening van uw rechten in rechte.
De beperking van de verwerking houdt in dat uw gegevens niet langer worden verwerkt maar slechts worden bewaard tenzij andersluidend verzoek van uwentwege.
De beperking van de verwerking is tijdelijk en de verwerkingsverantwoordelijke stelt u op de hoogte vooraleer de beperking van de verwerking wordt opgeheven.
VIII.7 Recht om klacht in te dienen
Daoust stelt alles in het werk om uw vragen in verband met de uitoefening van uw rechten te beantwoorden.
U beschikt over het recht om een beroep in te dienen bij de bevoegde Belgische toezichthoudende autoriteit:
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
commission@privacycommission.be
IX Opvolging en wijzigingen aan deze verklaring
De NV Daoust behoudt zich het recht voor om op elk moment huidige Verklaring met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens aan te passen volgens de toepasselijke wettelijke bepalingen.
Elke nieuwe versie van de Verklaring met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zal ter beschikking worden gesteld op onze website.
Indien wij van plan zijn uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te gebruiken dan waarvoor ze werden verzameld en uw toestemming vereist is voor deze nieuwe verwerkingen, zullen wij u hier voorafgaandelijk om verzoeken overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen.
* Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
Verklaring versie 24/05/2018
