Déclaration de traitement des données à caractère personnel des aide-ménager(e)s
Nous attachons une grande importance à la protection de votre vie privée ! Au sein de la s.a. Daoust, les données à caractère personnel que nous collectons auprès de tous les travailleurs sont donc utilisées dans le respect de la sécurité et de la confidentialité. Le présent document décrit quelles sont les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, sur quelle base nous les traitons et à quelle fin. Enfin, nous vous informons au sujet des mesures de sécurité que nous prenons afin de protéger vos données à caractère personnel.
A partir du 25 mai 2018, vos données personnelles sont collectées et traitées conformément au Règlement Général sur le Protection des Données* (GDPR en anglais).
La s.a. Daoust est responsable du traitement de vos données dès votre inscription et s’est conformée aux obligations prévues par le GDPR.
La présente déclaration comporte toutes les explications relatives au traitement de vos données personnelles ainsi que vos droits.
INDEX
I. Responsable du traitement
II. Coordonnées du Data Protection Officer
III. Mineurs d’âge
IV. Les finalités et bases légales du traitement : pourquoi Daoust traite-t-il vos données ?
V. Les données collectées et traitées
VI. Les modalités de traitement : comment sont traitées vos données ?
VII. La durée de conservation des données : pendant combien de temps vos données sont-elles conservées ?
VIII. Transfert des données : à qui vos données sont-elles transférées ?
IX. Les droits de la personne concernéeX Suivi et modification de la présente déclaration de traitement des données
I. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est la société qui vous demande de lui communiquer vos données personnelles et détermine à quelles fins ces données vont être utilisées.
Le responsable du traitement est :
Daoust s.a.Siège social : Galerie de la Porte Louise, 203/5 à 1050 BruxellesT.V.A. : BE0400523292R.P.M. : Bruxelles
II. Les coordonnées du Data Protection Officer
Le Data Protection Officer (DPO) est une des personnes de contact pour l’application du présent règlement. Il peut être contacté à l’adresse suivante : DPO@daoust.be.
III. Mineurs d’âge
Daoust est heureux d’accueillir et de proposer des services aux (plus) jeunes notamment des contrats d’étudiants. Ce texte concerne tes droits relatifs à tes données personnelles que nous collectons et traitons lorsque tu t’inscris chez Daoust. Ton inscription chez Daoust doit être faite avec l’accord de tes parents ou de ton représentant légal (tuteur). N’hésites pas à poser tes questions et à demander des explications à tes parents, aux consultantes de ton JobCenter, ou à notre Data Protection Officer concernant les droits relatifs à tes données personnelles.
IV. Les finalités et bases légales du traitement
Daoust collecte et traite vos données afin d’accomplir les diverses actions nécessaires à relation de travail précontractuelle et contractuelle entre les parties : il s’agit, notamment de l’examen et de la sélection de votre candidature, de la conclusion d’un contrat de travail, de la gestion de vos avenants éventuels, la gestion de vos plannings, la gestion de la relation avec des tiers, dont vos clients.
La collecte et le traitement de vos données par Daoust sont légalement fondées :
– en vertu du consentement que vous nous donnez (ex. vous nous communiquez votre C.V. et nous demandez de retenir comme candidat pour travailler chez Daoust – article 6,1, a) du RGPD) ;
– pour réaliser les actions nécessaires aux mesures pré-contractuelles et à la gestion de votre contrat de travail (article 6,1 b du RGPD) ;
– pour respecter les obligations légales relatives notamment à la mise au travail et à la gestion de votre contrat de travail et avenants éventuels (article 6,1, c du RGPD) ;
– pour réaliser des actions et opérations que Daoust peut légitimement poursuivre dans le cadre de ses activités internes liées au personnel et de ses activités commerciales (intérêt légitime- article 6,1, f du RGPD) ;
– pour détecter les cas de fraudes et abus (intérêt légitime- article 6,1, f du RGPD),
– pour se conformer à ses obligations légales envers les autorités compétentes (en particulier les services d’inspections sociales, l’Onem, l’ONSS, les sociétés choisies par les régions pour la gestion des Titres Services régionaux, …) (article 6,1, c du RGPD) ; – pour exercer les droits d’actions et de défense en justice de la s.a.Daoust ((intérêt légitime- article 6,1, f du RGPD).
V. Les données collectées et traitées
L’accomplissement des actions à effectuer (voir ci-dessus article IV) nécessite de collecter et de de traiter vos données personnelles. Ces données sont collectées à divers moments de la relation pré- contractuelle et contractuelle et le type et le nombre de données collectées dépend de l’action, de la mesure à mettre en œuvre.
V.1 Les données relatives à l’identification
a) Votre état civil : il s’agit notamment des noms, prénoms, sexe, date de naissance, numéro de registre national, statut (célibataire, marié, séparé, etc…)
b) Vos coordonnées : il s’agit notamment de l’adresse de votre domicile ou lieu de résidence, numéros de téléphone fixe et mobile, adresses de messageries électroniques, etc…,
c) La nationalité : la mise à l’emploi impose de disposer de cette donnée (nécessité ou non d’un permis de travail),
d) Des données relatives à votre situation familiale et personnelle: notamment l’existence d’enfants à votre charge, l’exercice ou non d’une profession par le conjoint (application de la législation fiscale et octroi de certains avantages), nom d’une personne de contact en cas d’urgence,
e) Les mentions figurant sur les documents légaux identifiants : notamment, carte d’identité, passeport, permis de travail, permis de séjours, permis de conduire
V.2 Les données relatives aux compétences et à l’expérience professionnelle
a) Il s’agit des données que vous indiquez sur votre C.V. concernant vos diplômes et compétences acquises, la connaissance des langues, les entreprises auprès desquelles vous avez travaillé ;
b) Cela concerne également les compétences cognitives et comportementales indiquées sur votre C.V. , identifiées lors des tests de compétences, des tests de personnalité et lors des entretiens de recrutement.
V.3 Les données relatives à la situation administrative et sociale
a) Il s’agit des données relatives aux divers statuts de demandeurs d’emploi, de chômeurs, bénéficiaires de l’aide sociale, de l’inscription auprès d’agences spécifiques (tel que l’AVIQ, Onem, VDAB, Actiris, Forem)…Ces données sont nécessaires pour gérer les avantages liés à cette différentes situations ;
b) Vos données bancaires (pour le versement de votre rémunération).
V.4 Les données mentionnées sur votre C.V
Le candidat et le membre du personnel communiquent spontanément et librement son C.V. à la s.a.Daoust.
La s.a.Daoust peut collecter et traiter toutes les données reprises sur le C.V. (ex. votre photo, vos hobbys, vos expériences de bénévolats, vos références…), votre photo annexée à votre C.V.
V.5 Les données relatives à votre inscription chez Daoust et à votre recherche d’emploi
a) Il s’agit des données communiquées lors de vos entretiens de recrutement et qui sont utiles et/ou nécessaires pour vous proposer des missions en Titres Service. Exemple : vos souhaits concernant la fonction, la zone géographique dans laquelle vous souhaitez travailleur, etc…
b) Il s’agit de toutes les communications échangées avec vous lors de votre inscription et dans le cadre des offres d’emploi et ce quel que soit le support utilisé (ex. adresse de messagerie électronique, SMS, …).
c) tous les tests et leurs résultats effectués dans le cadre d’un recrutement.
V.6 Les données relatives à la conclusion, la gestion et l’exécution de votre contrat de travailIl s’agit de l’ensemble des données utiles pour conclure et gérer l’exécution et le terme de votre contrat. Il peut donc s’agir, notamment, de données financières (montant de la rémunération, taux d’imposition fiscale, saisies…), du titre de la fonction, des temps de prestation, du formulaire d’évaluation de la santé établit par la médecine du travail, des notes d’évaluation relatives à vos prestations, les vidéos,…
VI. Les modalités de traitement
Vos données sont collectées et traitées à l’aide d’outils informatiques et par des personnes physiques (en particulier par le personnel de Daoust).
Les membres du personnel de la s.a.Daoust qui traitent vos données afin de réaliser les finalités prévues et l’accès à vos données sont limités aux personnes concernées par les traitements à réaliser.
Le traitement des données utiles pour procéder à l’analyse de votre C.V, à la sélection de votre candidature et à la proposition d’emplois comporte toujours une approche humaine et individualisée. Aucune décision de (pré) sélection et d’offre d’emploi ne repose sur un traitement exclusivement automatisé.
Le type et le nombre de logiciels et d’applications informatiques utilisés pour traiter vos données sont fonction de l’état des technologies actuelles et sont susceptibles d’évoluer.Dans de nombreux cas, vos données sont communiquées à des tiers dont l’intervention est nécessaire et parfois indispensable pour réaliser les finalités (par exemple, la communication des informations de paie à un secrétariat social pour le calcul de votre rémunération, aux organismes régionaux de gestion des Titres Services) (voyez infra – transfert des données).
VII. La durée de conservation des données
Vos données collectées sont conservées pendant toute la durée liée à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées.
Dès lors que vous avez conclu au moins un contrat de travail avec Daoust, nous avons l’obligation légale de conserver vos données pendant la durée correspondant aux différents délais légaux applicables. En principe, ces délais sont de 5 ou 7 ans (ONSS, Onem et fiscalité).La durée de conservation des données peut également correspondre aux délais de prescription légaux ou au-delà dès lors qu’une enquête, une plainte ou des mesures de justice sont mises en œuvre.
VIII. Transfert des données
Les données collectées et traitées sont communiquées ou rendues accessibles à des tiers afin d’atteindre les différents objectifs (finalités – voir ci-dessus, les finalités et bases légales du traitement).
Le type et le nombre de données communiqués aux tiers est limité à ce qui est nécessaire pour l’atteinte de l’objectif. Les tiers qui traitent vos données sont tenus à des obligations de confidentialité et de sécurité.
Lorsque ces tiers sont nos sous-traitants, une convention de sous-traitance fixant leurs obligations relatives au traitement de vos données a été conclue entre la s.a.Daoust et le sous-traitant.
Lorsque cette communication est nécessaire, vos données sont communiquées ou rendues accessibles pour la réalisation des objectifs et/ou imposée par une disposition légale aux tiers suivants :
– Aux prestataires chargés du calcul et de l’octroi des avantages rémunératoires (le secrétariat social, la société chargée de délivrer les chèques-repas, la société de leasing, la société chargée de délivrer les cartes carburant…) ;
– Aux fournisseurs et prestataires de services des Ressources Humaines au sens large : organismes de formations, conseiller en prévention médecin du travail, médecin contrôle, assureurs divers… ;
– Aux sous-traitants de services informatiques au sens large utilisés par la s.a.Daoust (hébergeurs, fournisseurs de logiciels divers, maintenance des installations IT,…),
– Aux organismes de l’Etat, des Régions et des communautés habilités à requérir ces données dans le cadre de leurs missions : inspections sociales, Onem, ONSS, fisc, etc.. ;
– Aux autorités publiques habilitées lorsqu’elles requièrent ces données dans le cadre de leurs missions : auditorat du travail, police, …
– Aux mandataires professionnels dotés des titres requis : avocats, médiateurs de dettes, votre syndicat, votre organisme de mutuelle, …
– Aux organismes régionaux chargés de la gestion des Titres services ;
– Aux clients chez qui vous êtes susceptible d’aller travaillerVos données ne sont pas transférées en dehors de l’Union européenne
IX. Les droits de la personne concernée
Vos données sont collectées et traitées par la s.a. Daoust afin de réaliser les objectifs poursuivis et notamment la conclusion d’un contrat de travail. Si vous ne souhaitez pas nous communiquer vos données ou certaines d’entre elles, nous ne pouvons pas réaliser l’objectif demandé. La collecte des données que vous nous demandons est donc toujours nécessaire pour réaliser les objectifs et respecter les obligations légales liées à la sélection et à la relation de travail.
L’exercice des droits mentionnés ci-dessous doit être adressé par demande écrite :
– à l’adresse mail gdpr@daoust.be,
– soit par courrier postal au siège de la s.a. Daoust.Afin de préserver la confidentialité de vos données, la s.a. Daoust peut procéder à une vérification de l’identité du demandeur avant procéder aux communications des données et actions demandées.
IX.1 Droit d’accès
Vous avez le droit de demander quelles sont les données personnelles vous concernant que nous traitons et pour quelles finalités. Ces informations vous sont communiquées de préférence sous forme électronique et par envoi électronique. Si vous ne disposez pas de messagerie électronique, ou sur demande expresse, ces informations vous sont communiquées par courrier postal.
IX.2 Droit de rectification
Vous avez le droit de demander la rectification des données qui vous concernent et qui sont inexactes. De même, vous pouvez demander de compléter les données qui ne seraient pas complètes.
L’exercice de ce droit peut être conditionné à la production de la preuve ad hoc si nécessaire. (par exemple, déclaration de la naissance d’un enfant, déménagement).
IX.3 Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données lorsque certains motifs sont rencontrés.
A. Exercice du droit pour les candidats (sans proposition de travail)
Les candidats inscrits chez Daoust qui n’ont jamais reçu de proposition de travail ou de contrat de travail peuvent demander l’effacement de leurs données pour un des motifs suivants :
– ils décident de ne plus postuler au sein de la s.a.Daoust pour réaliser un ou des objectifs pour lesquels ils ont communiqués leurs données ;
– leurs données ont fait l’objet d’un traitement illicite.
B. Exercice du droit pour les candidats (avec proposition de travail)
Dès lors que vous avez reçu au moins une proposition de travail et/ou un contrat de travail, nous avons l’obligation de conserver les données traitées afin de respecter nos obligations légales. Ces données seront conservées pendant la période qui correspond aux délais légaux applicables.
C. Exercice du droit pour les aide-ménagers de Daoust
Dès lors que vous avez signé au moins un contrat de travail avec la s.a. Daoust, nous avons l’obligation légale de conserver vos données pendant la durée correspondant aux différents délais légaux applicables. En principe, ces délais sont de 5 ou 7 ans (ONSS, Onem et fiscalité).
La durée de conservation des données peut également correspondre aux délais de prescription légaux ou au-delà dès lors qu’une enquête, une plainte ou des mesures de justice sont mises en œuvre.
Dans tous les cas, le droit à l’effacement ne s’applique pas lorsque le traitement est nécessaire :
– pour respecter les obligations légales ou pour exécuter une mission publique confiée par l’autorité publique à Daoust,
– à des fins statistiques,
– à la constatation, à l’exercice et à la défense des droits en justice.
IX.4 Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données à des fins de marketing direct.
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données lorsque le traitement a pour but la réalisation d’actions et opérations que Daoust peut légitimement poursuivre dans le cadre de ses activités commerciales. Néanmoins, dans ce cas, Daoust peut poursuivre le traitement de vos données si des motifs légitimes et impérieux prévalent sur votre demande ainsi que pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
IX.5 Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
IX.6 Droit à la limitation du traitement
Vous pouvez demander à la s.a.Daoust que le traitement de vos données soit limité pour le futur et de manière temporaire dans les cas suivants :
– vous contestez l’exactitude d’une donnée ;
– vous considérez que le traitement est illicite mais ne souhaitez pas l’effacement de la donnée pour autant ;
– le traitement n’est plus nécessaire pour l’atteinte des objectifs mais vous avez besoin des données pour la constatation ou l’exercice de vos droits en justice.
La limitation du traitement implique que vos données ne sont plus traitées mais uniquement conservées sauf autre demande de votre part.
La limitation du traitement est temporaire et le responsable du traitement vous informe au préalable avant la levée de la limitation du traitement.
IX.7 Droit de réclamation
Daoust met tout en œuvre pour répondre à vos demandes relatives à l’exercice de vos droits.
Vous disposez du droit d’introduire un recours auprès de l’autorité belge de contrôle compétente :
Commission de la protection de la vie privée
Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
commission@privacycommission.be
X. Suivi et modification de la présente déclaration de traitement des données
La s.a. Daoust se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Déclaration de traitement des données conformément aux dispositions légales applicables.
Chaque nouvelle version de la Déclaration de traitement des données sera mise à disposition sur notre site internet.
Si nous avons l’intention de traiter vos données pour d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées et que votre consentement est requis pour ces nouveaux traitements, nous vous solliciterons au préalable conformément aux dispositions légales applicables.
*Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Déclaration version 24/05/2018
